Privacy

Privacy statement voor de verwerking van persoonsgegevens door IP Nederland

Dit privacy statement ziet op de verwerking van persoonsgegevens door IP Nederland via haar website (www.ipnederland.nl) en voor de door haar aan haar klanten aangeboden diensten op het gebied van incasso en debiteurenbeheer.

IP Nederland is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) voor zover wij het doel en de middelen van de verwerkingen bepalen, zoals bij de verwerkingen via deze website. Bij de uitvoering van onze diensten conform de instructies van onze opdrachtgevers kwalificeren wij als verwerker en voldoen wij aan de verplichtingen die in die hoedanigheid op ons rusten.

Algemeen

IP Nederland gaat zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens. IP Nederland leeft zorgvuldig de relevante wetgeving op dit gebied na. Dit doen wij door samen met onze juridische partner na te gaan of onze dienstverlening aan de juiste eisen voldoet, zowel op het gebied van beveiliging van de data als op het gebied van compliancy met de wetgeving omtrent gegevensbescherming.

IP Nederland onderschrijft de uitgangspunten van de Wbp en van de AVG die per 25 mei 2018 zal gaan gelden.

IP Nederland als verwerker

Wanneer wij actief zijn in de hoedanigheid van verwerker van persoonsgegevens bieden wij onze klanten pro-actief een verwerkersovereenkomst aan, waarin wij bijvoorbeeld ingaan op de wetgeving omtrent datalekken. Wij beschikken over een datalekprotocol en monitoren nauwgezet op eventuele inbreuken. In onze verwerkersovereenkomst anticiperen wij nu al volledig op de inwerkingtreding van de AVG.

Gegevens die wij verwerken van bezoekers van de Website

IP Nederland respecteert uiteraard de privacy van de bezoekers van onze website en de daarop aangeboden diensten. Wij verzamelen enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het tonen van de website en het tonen van de daarop aangeboden diensten.

Wij verwerken voor statistische doeleinden – onder meer via Google Analytics – gegevens over de datum en het tijdstip dat u onze website bezoekt, de website via welke u op onze website bent gekomen, de regio van waaruit u onze website bezoekt, de pagina’s en onderdelen van de website die u bezoekt (hoe vaak, hoe lang en in welke volgorde), welke informatie u up- of downloadt van de website en welke informatie u bekijkt. Daarnaast verzamelen wij bepaalde andere niet-identificeerbare automatische informatie over de gebruikers van de website.

Wij verzamelen bovengenoemde gegevens zodat wij de inhoud van de website optimaal af kunnen stemmen aan de wensen en behoeftes van de bezoekers van onze website. De niet-identificeerbare informatie kunnen wij bewaren voor toekomstig gebruik en mogelijk ook doorgeven aan derden. Voor meer informatie over het gebruik van cookies verwijzen wij u naar onze cookie policy.

Op onze website kunnen verwijzingen (hyperlinks) naar websites van anderen terug te vinden zijn. Dit privacystatement is niet van toepassing op de websites van deze derden. Om deze reden raden wij u aan het privacybeleid van de websites van deze anderen na te lezen zodat u op de hoogte bent hoe zij met uw privacy omgaan. Zie in dit verband ook weer ons voormelde cookie-policy.

Vanaf wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Onder meer vanaf het moment dat u uw gegevens invult op onze website of wanneer contact met ons zoekt in verband met door ons te leveren diensten.

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering van onze dienstverlening en om die dienstverlening bij u onder de aandacht te brengen en u daarover op de hoogte te houden.

Meer specifiek verwerken wij persoonsgegevens:

  1. om de voor IP Nederland geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen;
  1. om de incassowerkzaamheden van IP Nederland uit te voeren in opdracht van onze opdrachtgevers en, in het geval van outsourcingsdiensten, om het debiteurenbeheer namens onze opdrachtgevers uit te voeren;
  1. in het geval van een sollicitatie: om uw geschiktheid voor een bepaalde functie te beoordelen, uw beschikbaarheid vast te leggen en u uit te kunnen nodigen voor een gesprek;
  1. om u te informeren over onze dienstverlening, vakinhoudelijke informatie en/of overige activiteiten en om u namens IP Nederland aanbiedingen te kunnen doen;
  1. Om u gebruik te kunnen laten maken van en toegang te verlenen tot onze besloten website, portals en andere online omgevingen;

De rechtsgronden waarop wij de verwerking van uw persoonsgegevens baseren

Wij baseren de verwerking van uw persoonsgegevens op verschillende rechtsgronden. Een groot deel van de persoonsgegevens die wij van u verwerken, verwerken wij omdat dit noodzakelijk is om onze overeenkomst met onze cliënten uit te voeren (artikel 6 sub b AVG).  Daarnaast verwerken wij uw persoonsgegevens omdat dit wat ons betreft noodzakelijk is voor het behartigen van ons gerechtvaardigde belang om u op de hoogte te stellen en te houden van onze activiteiten en u aanbiedingen te doen (artikel 6 sub f AVG). Tot slot zijn wij sommige situaties verplicht om bijvoorbeeld uw BSN en een kopie van uw ID-document te verwerken, onder meer wanneer u bij ons in dienst komt.

Welke (persoons)gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens die wij nodig hebben voor het aanbieden van onze diensten. Een deel van deze persoonsgegevens is verplicht om gebruik van onze dienstverlening mogelijk te maken. Daarnaast verzamelen wij aanvullende (persoons)gegevens waarmee wij onze dienstverlening kunnen afstemmen op uw specifieke kwaliteiten en wensen. De verantwoordelijkheid voor de juistheid en relevantie van de gegevens die u aan ons verstrekt, ligt bij u.

Wij verzamelen onder meer de volgende gegevens en documenten met daarin opgenomen persoonsgegevens:

Klanten

  • Onze klanten zijn zonder uitzondering bedrijven (rechtspersonen), waardoor de gegevensverwerking geen persoonsgegevens betreft. Wel zal IP Nederland de contactgegevens (onder meer de naam en het e-mailadres) van de bij klanten werkzame personen die contact opnemen met IP Nederland verwerken.
  • Indien werknemers of overige bij onze klanten betrokken personen gebruik maken van het digitaal inlogportaal, verwerkt IP Nederland ook de inloggegevens van de betreffende personen.

Debiteuren van onze klanten

  • Veelal betreft dit bedrijfsgegevens (en dus geen persoonsgegevens). In het geval er voor een correcte uitvoering van de incassowerkzaamheden en het debiteurenbeheer namens onze opdrachtgever de gegevens van een contactpersoon van een debiteur verwerkt moeten worden, zal IP Nederland ook die gegevens verwerken. Dat gaat dan vaak om de naam, het geslacht en de contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer) en gegevens die nodig zijn om de incassowerkzaamheden of het debiterenbeheer uit te voeren, bijvoorbeeld de hoogte van de openstaande vordering.
  • Indien de debiteur van een cliënt van IP Nederland een individuele persoon/consument betreft, worden de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) en eventueel contactgegevens verwerkt: e-mailadres en/of telefoonnummer en de gegevens die nodig zijn om de incassowerkzaamheden of het debiteurenbeheer uit te voeren.

De verwerking van deze debiteurgegevens gebeurt door ons conform de instructies van onze opdrachtgevers, die de gegevens ook aan ons doorgeven.

Sollicitatie

  • NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
  • E-mailadres
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • Curriculum vitae en motivatiebrief, met daarin vaak onder meer opgenomen gegevens over uw opleiding en ervaring
  • Bij een gerichte sollicitatie: de functie waarnaar u solliciteert.

Debiteuren van onze klanten

De (persoons)gegevens van de debiteuren van onze klanten ontvangen wij van onze klanten.

Bijzondere persoonsgegevens

Uitsluitend wanneer IP Nederland bijzondere persoonsgegevens nodig heeft om aan haar wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, wanneer daarvoor toestemming is gegeven, of indien dit is toegestaan bij of krachtens de wet zal IP Nederland deze verwerken. Met bijzondere persoonsgegevens wordt bedoeld gegevens die gevoelig kunnen zijn. Te denken valt aan gegevens over iemands ras, godsdienst of gezondheid.

Hoe lang worden de verzamelde persoonsgegevens bewaard?

Gegevens van onze klanten bewaren wij tot maximaal twee jaar na beëindiging van de relatie en/of na de laatste transactie.

Gegevens van de debiteuren van onze klanten en de gegevens van onze eigen debiteuren, bewaren wij tot maximaal twee jaar na betaling van de laatste rekening, tenzij met onze opdrachtgever een andere termijn wordt overeengekomen.

Wanneer u heeft gesolliciteerd op een vacature bij IP Nederland worden uw persoonsgegevens verwijderd nadat u dat ons heeft gevraagd, of vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij u IP Nederland toestemming heeft gegeven de persoonsgegevens gedurende een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure te bewaren. Deze toestemming kunt u ten alle tijden intrekken. Dit kunt u doen door een mail te sturen naar info@ipnederland.nl.

Hoe worden de verzamelde persoonsgegevens beveiligd?

IP Nederland heeft uw privacy hoog in het vaandel staan. Om deze reden nemen wij verschillende maatregelen om verlies, diefstal of anderszins onrechtmatig gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo werken wij daar waar nodig met versleutelde communicatie en beveiligde verbindingen. Daarnaast nemen wij de nodige maatregelen met betrekking tot fysieke en logische toegangsbeveiliging. Wij verwerken de persoonsgegevens waartoe wij toegang hebben in het kader van onze incassowerkzaamheden en het uitvoeren van het debiteurenbeheer niet voor enig ander doel dan zoals door onze klant is vastgesteld. Daarnaast slaan wij persoonsgegevens niet op buiten de Europese Unie en verlaten de persoonsgegevens de Europese Unie alleen als dit voor de uitvoering van onze dienstverlening noodzakelijk is. De te verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van onze klanten en/of de betreffende betrokkenen. Verder behandelen wij de persoonsgegevens natuurlijk uitermate vertrouwelijk.

Wie ontvangen uw persoonsgegevens?

IP Nederland ontvangt uw persoonsgegevens. IP Nederland zal uw persoonsgegevens in geen geval verkopen aan derden. Daarnaast zal IP Nederland uw persoonsgegevens enkel verstrekken aan derden wanneer wij daartoe contractueel of wettelijk verplicht zijn of wanneer dat nodig is om onze dienstverlening uit te voeren of onder de aandacht te brengen, zoals om u voor te stellen aan onze opdrachtgevers en om u aanbiedingen te kunnen doen en op de hoogte te kunnen houden van onze dienstverlening.

Kan ik een verzoek indienen om mijn bij IP Nederland verzamelde persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen?

Het is mogelijk om een verzoek tot inzage, verwijdering of correctie in de door IP Nederland via haar Website over u verzamelde persoonsgegevens in te dienen. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen naar info@ipnederland.nl. Ter controle van uw identiteit vraagt IP Nederland een kopie van uw identiteit mee te sturen waarbij uw BSN-nummer en pasfoto onzichtbaar zijn gemaakt. Naar aanleiding van dit inzageverzoek kunt u IP Nederland verzoeken uw persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen. Debiteuren moeten deze verzoeken tot onze opdrachtgevers richten. Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens? Dan kunt u contact met ons opnemen via de hierboven vermelde contactgegevens. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens door IP Nederland

Het is mogelijk om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door IP Nederland , indien uw persoonsgegevens worden gebruik voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk zijn voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Zo kunt u bijvoorbeeld bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketing- en verkoopactiviteiten. U kunt dit doen door een e-mail te sturen naar info@ipnederland.nl. Daarnaast heeft u het zogenaamde recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit houdt in dat u het recht heeft om de op u betreffende persoonsgegevens die u aan IP Nederland heeft verstrekt in een overzichtelijke vorm te verkrijgen. Ook hiervoor kunt u een e-mail sturen naar info@ipnederland.nl

Mocht u bezwaar hebben tegen het verwerken van uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze werkzaamheden, dan achten wij het van belang te vermelden dat het zonder uw persoonsgegevens niet mogelijk is onze diensten aan u aan te kunnen bieden.

Afsluitende opmerking

IP Nederland behoudt zich het recht voor dit privacy statement aan te passen. Elke aanpassing zal op deze pagina bekend worden gemaakt. IP Nederland adviseert de gebruiker dan ook regelmatig op deze pagina te kijken of er aanpassingen zijn doorgevoerd. Het huidige privacy statement is bijgewerkt in april 2018.

Meer over IP Nederland